Udostępnienie nagrania z monitoringu: komu sklep lub firma może je przekazać?

Sklep lub firma może udostępnić nagranie z monitoringu trzem grupom: osobie, która jest na nagraniu (to jej prawo dostępu z art. 15 RODO), organom ścigania i sądowi (na ich żądanie) oraz osobie, która ma w tym uzasadniony interes, na przykład poszkodowanemu. Za każdym razem administrator ocenia, czy przekazanie jest zasadne, a przy kopii dla osoby prywatnej zwykle zamazuje inne osoby. Nie wolno natomiast publikować nagrania w internecie.

Niżej: każdy z tych przypadków, treść wniosku, zabezpieczenie nagrania przed nadpisaniem i eksport z rejestratora. Legalność monitoringu i czas przechowywania nagrań opisaliśmy osobno: monitoring w sklepie a RODO i przepisy o monitoringu w firmie.

Czy sklep może udostępnić nagranie z monitoringu?

Tak, ale tylko wtedy, gdy ma do tego podstawę prawną. Każde ujawnienie nagrania komuś z zewnątrz to osobna operacja przetwarzania danych i administrator potrzebuje dla niej podstawy z art. 6 RODO (Wytyczne EROD 3/2019, pkt 51).

W praktyce sklepu albo firmy są to najczęściej trzy sytuacje:

• osoba nagrana prosi o dostęp do swoich danych, czyli o kopię nagrania ze sobą (art. 15 RODO),
• policja, prokurator albo sąd żąda wydania nagrania jako dowodu (art. 217 Kodeksu postępowania karnego),
• osoba poszkodowana, która nie musi być na nagraniu, ale ma usprawiedliwiony interes, na przykład ktoś uszkodził jej samochód w zasięgu kamery (wskazówki UODO dotyczące monitoringu, art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Czego zrobić nie wolno: wrzucić nagrania do sieci, żeby „pokazać sprawcę”. UODO wprost wskazuje, że wizerunków z kamer służących ochronie osób i mienia nie wolno udostępniać publicznie, na przykład w internecie, bo grozi to odpowiedzialnością przed sądem i Prezesem UODO.

Udostępnienie nagrania z monitoringu policji: na żądanie czy dobrowolnie?

Gdy nagrania żąda sąd, prokurator albo w pilnej sprawie Policja, sklep ma obowiązek je wydać. Rzeczy mogące stanowić dowód w sprawie należy wydać na żądanie sądu lub prokuratora, a w wypadkach niecierpiących zwłoki także na żądanie Policji (art. 217 § 1 Kodeksu postępowania karnego). Ten sam tryb stosuje się do danych zapisanych w urządzeniach i systemach informatycznych, czyli także do nagrań na dysku rejestratora (art. 236a k.p.k.).

• Najpierw wzywa się do dobrowolnego wydania (art. 217 § 2 k.p.k.).
• Gdy wydania żąda sama Policja, osoba wydająca może wnioskować o postanowienie sądu lub prokuratora zatwierdzające zatrzymanie, które powinno być doręczone w ciągu 14 dni (art. 217 § 4 k.p.k.).
• Przy odmowie przepisy pozwalają rzecz odebrać (art. 217 § 5 k.p.k.).

Z punktu widzenia RODO podstawą przekazania jest wtedy obowiązek prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO, Wytyczne EROD 3/2019, pkt 57-58). Inaczej jest, gdy sklep sam z siebie wysyła policji nagranie czegoś podejrzanego, zanim ktokolwiek o nie poprosił. Wtedy opiera się na prawnie uzasadnionym interesie i musi ocenić, czy ma uzasadnione podejrzenie przestępstwa (Wytyczne EROD 3/2019, pkt 59). Policji można przekazać całe nagranie bez zamazywania wizerunków (wskazówki UODO dotyczące monitoringu).

Poproś o pokwitowanie albo protokół: jaki fragment, z której kamery i z jakiego przedziału czasu przekazano.

Czy można udostępnić nagranie z monitoringu osobie poszkodowanej?

Można, jeśli poszkodowany ma usprawiedliwiony interes, a administrator oceni, że przekazanie jest zasadne. UODO podaje przykład osoby, której samochód uszkodzono w zasięgu kamery: taka osoba może domagać się dostępu do nagrania, ale to właściciel monitoringu ocenia, czy udostępnienie ma podstawy (wskazówki UODO dotyczące monitoringu). Prawną podstawą jest wtedy prawnie uzasadniony interes strony trzeciej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Przy poważniejszych zdarzeniach, takich jak pobicie czy kradzież, najczystsza droga to zgłoszenie sprawy na policję i poproszenie sklepu, żeby do czasu jej wizyty zabezpieczył fragment. Wtedy nagranie trafia tam, gdzie i tak będzie oceniane jako dowód.

Udostępnienie nagrania osobie trzeciej a RODO: kiedy trzeba zamazać inne osoby?

Gdy kopię dostaje osoba nagrana, pozostałe osoby, które da się rozpoznać, zwykle trzeba zamazać. Prawo do kopii nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych (art. 15 ust. 4 RODO). EROD wskazuje, że w takiej sytuacji administrator powinien zastosować środki techniczne, na przykład maskowanie obrazu, a ochrona innych osób nie może być wymówką do odmowy dostępu (Wytyczne EROD 3/2019, pkt 94).

UODO w poradniku o monitoringu posesji opisuje to tak: osoby obserwowane mają prawo dostępu do swoich danych na nagraniach, ale danych innych osób udostępniać nie wolno, trzeba je zamazać, na przykład przy pomocy oprogramowania. W tym samym dokumencie UODO wskazuje, że przy przekazaniu nagrania policji, ubezpieczycielowi albo osobie z usprawiedliwionym interesem, po ocenie zasadności, można przekazać całe nagranie bez zamazywania.

Kto prosi o nagranie	Podstawa	Zamazywanie innych osób
Osoba nagrana (kopia własnych danych)	art. 15 RODO	Tak, gdy da się ich rozpoznać (art. 15 ust. 4 RODO)
Policja, prokurator, sąd	art. 217 i 236a k.p.k., art. 6 ust. 1 lit. c RODO	Nie
Poszkodowany, ubezpieczyciel	art. 6 ust. 1 lit. f RODO, po ocenie zasadności	Według wskazówek UODO można przekazać całe nagranie

Wniosek o udostępnienie nagrania z monitoringu: co w nim wpisać?

We wniosku najważniejsze są dane pozwalające Cię potwierdzić i odnaleźć na nagraniu, czyli dokładny czas i miejsce. Administrator, który przegląda nagrania z całego dnia, może nie być w stanie znaleźć konkretnej osoby, dlatego EROD zaleca, żeby wnioskodawca wskazał, kiedy wszedł na monitorowany teren, w rozsądnym przedziale czasu, w przykładzie z centrum handlowego mniej więcej z dokładnością do godziny (Wytyczne EROD 3/2019, pkt 95-96).

Wzór nie jest wymagany przepisami. Wystarczy pismo albo e-mail, który zawiera:

• imię, nazwisko i dane kontaktowe,
• datę, przybliżoną godzinę i miejsce (wejście, kasa, parking),
• opis, po którym da się Cię rozpoznać, na przykład ubiór,
• żądanie: kopia nagrania (art. 15 ust. 3 RODO) albo zabezpieczenie fragmentu (o tym niżej),
• preferowaną formę kopii, na przykład plik przesłany elektronicznie.

Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Przy skomplikowanym żądaniu może przedłużyć termin o kolejne dwa miesiące, ale musi o tym poinformować w ciągu pierwszego miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO). Przy uzasadnionych wątpliwościach co do tożsamości może poprosić o dodatkowe informacje (art. 12 ust. 6 RODO). Jeśli odmówi, musi podać powody i poinformować o możliwości skargi do Prezesa UODO i drogi sądowej (art. 12 ust. 4 RODO).

Co zrobić, gdy nagranie z monitoringu mogło się już nadpisać?

Działać od razu i napisać do sklepu z prośbą o zabezpieczenie konkretnego fragmentu, zanim rejestrator go nadpisze. Miesięczny termin na odpowiedź nie zatrzymuje automatycznego kasowania, a rejestratory nadpisują najstarsze nagrania w kółko.

Masz do tego dwie podstawy:

• możesz żądać ograniczenia przetwarzania, gdy administrator nie potrzebuje już danych, ale są one potrzebne Tobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 18 ust. 1 lit. c RODO),
• u pracodawcy termin przechowywania nagrania wydłuża się do prawomocnego zakończenia postępowania, gdy pracodawca dowiedział się, że nagranie może być w nim dowodem (art. 22(2) § 4 Kodeksu pracy).

Jeśli nagranie już zniknęło, administrator nie ma czego wydać. EROD wskazuje, że wtedy informuje tylko, że danych już nie przetwarza (Wytyczne EROD 3/2019, pkt 92 i przykład w pkt 96). Dlatego przy każdym zdarzeniu liczy się pierwszy dzień, nie trzeci.

Jak technicznie eksportuje się fragment nagrania z rejestratora?

Fragment wybiera się w odtwarzaniu rejestratora: kamera, data, przedział czasu, i zapisuje na pendrive albo pobiera przez przeglądarkę lub program na komputerze. Tak opisuje to na przykład instrukcja producenta Hikvision: wybór kanału i czasu, eksport lokalnie na nośnik USB albo pobranie przez stronę WWW rejestratora.

Na co uważać przy eksporcie:

• Format pliku. Część rejestratorów zapisuje nagranie we własnym formacie producenta. Wtedy razem z plikiem trzeba dograć odtwarzacz albo wybrać eksport do MP4, jeśli urządzenie na to pozwala (instrukcja eksportu dla rejestratorów Hikvision serii I).
• Zakres. Eksportuj tylko potrzebny odcinek i tylko z kamer, które pokazują zdarzenie. Mniej danych to mniej osób do zamazywania.
• Zamazywanie. Maskowanie osób trzecich robi się na kopii w programie do edycji wideo, a oryginał zostaje nietknięty na wypadek żądania policji.
• Ślad. Zanotuj, kto, kiedy i komu przekazał który plik.

Eksport warto przećwiczyć przy odbiorze instalacji, zanim będzie potrzebny naprawdę. W sklepie, w którym nikt nie umie wyciągnąć nagrania, problem wychodzi dopiero wtedy, gdy stoi przy kasie policjant. Rejestrator warto też podłączyć do zasilania awaryjnego, bo zanik prądu w nieodpowiednim momencie oznacza dziurę w nagraniu.

Ten wpis opisuje przepisy i praktykę, ale nie jest poradą prawną. W sprawach spornych skonsultuj się z prawnikiem albo z inspektorem ochrony danych.

Jak przygotowujemy monitoring w sklepie i firmie do takich sytuacji?

O tym, czy nagranie da się sprawnie wydać, decyduje konfiguracja zrobiona przy montażu. Dlatego przy każdej instalacji w sklepie i punkcie usługowym ustawiamy trzy rzeczy.

• Czas przechowywania nagrań dopasowany do obiektu i przepisów, standardowo do 31 dni.
• Uprawnienia: kto może oglądać nagrania, a kto może je eksportować.
• Szkolenie z eksportu: pokazujemy zespołowi, jak w kilka minut wyciągnąć fragment na pendrive.

Monitorowaliśmy już sklepy sieci handlowych, strefy kasowe, magazyny i sale sprzedaży, a także warsztat samochodowy i piekarnię. Przykłady są w naszych realizacjach.

Najczęstsze pytania

Czy za kopię nagrania z monitoringu można pobrać opłatę?

Za pierwszą kopię nie. Opłatę w rozsądnej wysokości administrator może pobrać dopiero za kolejne kopie (art. 15 ust. 3 RODO) albo przy żądaniach ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych (art. 12 ust. 5 RODO).

Czy nagranie z monitoringu jest dowodem w sprawie karnej?

Może nim być. Kodeks postępowania karnego mówi o rzeczach i danych, które mogą stanowić dowód w sprawie i które trzeba wydać na żądanie sądu, prokuratora, a w pilnych sprawach Policji (art. 217 § 1 i art. 236a k.p.k.). O tym, jaką wagę ma nagranie, decyduje organ prowadzący sprawę.

Czy sklep może wrzucić nagranie kradzieży do internetu?

Nie. Publikacja to zmiana celu, dla którego zbierano nagranie, i UODO wskazuje, że wizerunków z kamer ochronnych nie wolno udostępniać publicznie (wskazówki UODO dotyczące monitoringu, Wytyczne EROD 3/2019, pkt 51 i 53). Nagranie przekazuje się policji.

Co zrobić, gdy sklep nie odpowiada na wniosek o nagranie?

Po upływie miesiąca bez odpowiedzi albo po odmowie bez uzasadnienia możesz wnieść skargę do Prezesa UODO (art. 12 ust. 3 i 4 RODO). Jeśli sprawa dotyczy przestępstwa, zgłoś ją policji, która sama zażąda wydania nagrania.

Źródła

• Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 6 ust. 1 lit. c i f, art. 12 ust. 3-6, art. 15 ust. 3 i 4, art. 18 ust. 1 lit. c, tekst skonsolidowany na stronie UODO: uodo.gov.pl/pl/file/1460.
• Europejska Rada Ochrony Danych, Wytyczne 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo, pkt 51, 53, 57-59, 92, 94-96: edpb.europa.eu.
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego, art. 217 § 1, 2, 4, 5 i art. 236a (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 490): Dziennik Ustaw.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 22(2) § 4 (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): Dziennik Ustaw.
• UODO, Wskazówki na temat monitoringu wizyjnego prywatnych posesji (dostęp do nagrań, zamazywanie, udostępnianie policji i poszkodowanym, zakaz publikacji): uodo.gov.pl/pl/file/2768.
• Hikvision, How to export video in NVR, Quick Guide (2022): hikvisioneurope.com.
• Instrukcja eksportu nagrań z rejestratorów Hikvision serii I do USB (format MP4, eksport odtwarzacza): support.reedsecurity.com.