Tak, monitoring w sklepie jest legalny, jeśli spełnia warunki z Kodeksu pracy (dla pracowników) i z RODO (dla klientów w części handlowej). Najczęstszy błąd właścicieli sklepów to traktowanie obu tych sytuacji tak samo, a rządzą się one innymi przepisami.
Czy monitoring w sklepie jest legalny?
Tak, pod warunkiem że spełnia konkretne wymogi prawne. W sklepie mamy do czynienia z dwiema różnymi sytuacjami prawnymi: monitoringiem pracowników, który reguluje Kodeks pracy, oraz monitoringiem klientów w części handlowej, który podlega RODO. To rozróżnienie jest kluczowe, bo wielu właścicieli sklepów zakłada, że jedna zgoda albo jedna tabliczka na drzwiach załatwia sprawę na wszystkich frontach.
W praktyce oznacza to, że sklep musi jednocześnie: informować pracowników o monitoringu zgodnie z Kodeksem pracy i informować klientów zgodnie z RODO, a system musi być tak skonfigurowany, żeby nie naruszał żadnego z tych zbiorów przepisów.
Monitoring pracowników a Kodeks pracy: co wolno, a czego nie?
Monitoring pracowników w sklepie, magazynie czy na zapleczu jest dozwolony, ale pracodawca musi trzymać się kilku twardych zasad.
- Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22(2) par. 7 Kodeksu pracy).
- Monitorowane pomieszczenia i teren muszą być oznaczone w sposób widoczny i czytelny (znaki lub ogłoszenia dźwiękowe) nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu (art. 22(2) par. 9 Kodeksu pracy).
- Monitoring nie może służyć do oceny jakości pracy pracownika (wytyczne UODO).
- Kamery nie mogą obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni ani pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że jest to niezbędne do realizacji celu i nie narusza godności pracownika (art. 22(2) par. 1(1) i par. 2 Kodeksu pracy).
Warto tu zacytować brzmienie przepisu dotyczącego czasu przechowywania nagrań, bo to jedno z najczęstszych pytań klientów.
Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania (art. 22(2) par. 3 Kodeksu pracy).
Jest jeden ważny wyjątek: jeśli nagranie stanowi dowód w postępowaniu (np. sądowym, dyscyplinarnym) albo pracodawca powziął wiadomość, że może nim być, termin przechowywania ulega przedłużeniu do prawomocnego zakończenia tego postępowania (art. 22(2) par. 4 Kodeksu pracy). Po upływie ustawowego okresu nagrania zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu (art. 22(2) par. 5 Kodeksu pracy). W praktyce montując system dla sklepu, radzimy ustawiać automatyczny nadpis nagrań tak, żeby rejestrator sam pilnował tego terminu i nie trzeba było robić tego ręcznie.
Monitoring klientów w sklepie a RODO: co musi wiedzieć właściciel?
Kamery skierowane na salę sprzedaży, kasę czy wejście dla klientów to już inny reżim prawny: RODO, a nie Kodeks pracy. Podstawą przetwarzania danych osobowych klientów jest tu prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), czyli np. ochrona mienia sklepu przed kradzieżą. Powołanie się na tę podstawę wymaga jednak wcześniejszego przeprowadzenia tzw. testu równowagi, w którym administrator sprawdza, czy jego interes nie przeważa nad prawami osób nagrywanych (wytyczne UODO).
Klienci muszą wiedzieć, że wchodzą do monitorowanego sklepu. W praktyce oznacza to czytelne oznaczenie wejścia i strefy sprzedaży (np. naklejka z informacją o monitoringu i danymi administratora) oraz możliwość uzyskania pełnej informacji o zasadach przetwarzania nagrań, np. w regulaminie dostępnym w sklepie. Klient ma prawo uzyskać potwierdzenie, czy jego dane są przetwarzane, i może zażądać dostępu do nagrania, na którym się znajduje (wytyczne UODO).
Czy monitoring może nagrywać dźwięk?
Nie. Zgodnie z wytycznymi UODO monitoring wizyjny nie może rejestrować dźwięku, kamery nagrywające dźwięk mogą naruszać prywatność i wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną, cywilną oraz karną (wytyczne UODO). To jedna z pierwszych rzeczy, które sprawdzamy, konfigurując system u klienta, bo część tanich kamer ma wbudowany mikrofon domyślnie włączony i trzeba go świadomie wyłączyć.
Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu w sklepie?
Dla monitoringu pracowników odpowiedź jest jasna: maksymalnie 3 miesiące od dnia nagrania, z wyjątkiem sytuacji, gdy nagranie jest dowodem w toczącym się postępowaniu (art. 22(2) par. 3 i par. 4 Kodeksu pracy). Dla monitoringu klientów w części handlowej RODO nie narzuca jednego sztywnego terminu, każdy sklep powinien sam ustalić okres przechowywania adekwatny do celu, w jakim nagrania są zbierane, i zapisać go w swojej dokumentacji przetwarzania danych. W praktyce dobrym punktem odniesienia jest ten sam okres co dla pracowników, bo ułatwia to zarządzanie jednym systemem nagrywającym obie strefy.
Gdzie nie wolno montować kamer w sklepie i na zapleczu?
Niezależnie od tego, czy mówimy o pracownikach, czy o klientach, są miejsca, których kamera nie powinna obejmować w ogóle albo tylko w wyjątkowych, uzasadnionych sytuacjach.
| Strefa | Czy wolno montować kamerę |
|---|---|
| Sala sprzedaży, kasa, wejście | Tak, po spełnieniu obowiązku informacyjnego wobec klientów (RODO) |
| Magazyn, zaplecze, korytarz dla pracowników | Tak, po poinformowaniu pracowników z 2-tygodniowym wyprzedzeniem i oznakowaniu terenu (Kodeks pracy) |
| Szatnia, stołówka, palarnia pracownicza | Nie, chyba że jest to niezbędne do realizacji celu i nie narusza godności pracownika (art. 22(2) par. 1(1) i par. 2 Kodeksu pracy) |
| Pomieszczenia sanitarne | Nie |
Planując rozstawienie kamer w sklepie, warto od razu zaznaczyć na rzucie budynku, które strefy są dostępne dla klientów, a które wyłącznie dla personelu, to znacznie ułatwia późniejsze rozliczenie się z przepisów. Zobacz też nasze realizacje monitoringu w sklepach i firmach, żeby zobaczyć, jak to wygląda w praktyce.
Podstawa prawna
- Kodeks pracy w ISAP: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141
- UODO: https://uodo.gov.pl/pl/701/4470
- UODO: https://uodo.gov.pl/pl/674/4212
Ten wpis to opis tego, jak podchodzimy do montażu monitoringu zgodnie z przepisami, a nie porada prawna, w sprawach spornych warto skonsultować się z prawnikiem albo z inspektorem ochrony danych.
Najczestsze pytania
Czy trzeba informować klientów o monitoringu w sklepie?
Tak. Klient musi mieć możliwość dowiedzenia się, że wchodzi do monitorowanego obiektu, dlatego wejście i sala sprzedaży powinny być czytelnie oznaczone, a pełna informacja o zasadach przetwarzania nagrań dostępna w sklepie (wytyczne UODO).
Czy monitoring w sklepie może nagrywać dźwięk?
Nie, monitoring wizyjny nie może rejestrować dźwięku. Kamery z włączonym mikrofonem mogą naruszać prywatność i wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną, cywilną oraz karną (wytyczne UODO).
Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z kamer w sklepie?
Co do zasady nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w toczącym się postępowaniu, wtedy termin wydłuża się do jego prawomocnego zakończenia (art. 22(2) par. 3 i par. 4 Kodeksu pracy).
Czy w szatni pracowniczej można zamontować kamerę?
Co do zasady nie. Szatnie, stołówki, palarnie i pomieszczenia sanitarne są wyłączone z monitoringu, chyba że jest to niezbędne do realizacji celu i nie narusza godności pracownika (art. 22(2) par. 1(1) i par. 2 Kodeksu pracy).
Chcesz takie rozwiązanie u siebie?
Chili System montuje monitoring, alarmy i kontrolę dostępu w Szczecinie i całym zachodniopomorskim. Dobierzemy rozwiązanie do obiektu i powiemy, co ma sens w Twoim przypadku.