Co mówią przepisy o monitoringu w firmie?

Monitoring w firmie reguluje wprost Kodeks pracy, nie tylko RODO. Przepisy mówią, gdzie kamer stawiać nie wolno, jak długo trzymać nagrania i jak poinformować załogę o kontroli. Poniżej zbieramy to w jednym miejscu, bez prawniczego żargonu.

Właściciele warsztatów, sklepów i małych zakładów w Szczecinie coraz częściej pytają, czy montaż kamer w firmie w ogóle jest zgodny z prawem. Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami. Zasady monitoringu wizyjnego w miejscu pracy określa Kodeks pracy, a nie same przepisy o ochronie danych osobowych.

Jakie przepisy regulują monitoring w firmie?

Podstawą jest art. 22² Kodeksu pracy. Przepis ten wprost dopuszcza monitoring wizyjny w zakładzie pracy, jeśli służy jednemu z celów wskazanych w ustawie: zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników, ochronie mienia, kontroli produkcji lub zachowaniu w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

To oznacza, że kamery w firmie nie mogą służyć na przykład ogólnej kontroli tego, jak długo ktoś siedzi przy biurku, jeśli nie da się tego powiązać z jednym z celów z ustawy. Dodatkowo stosuje się przepisy RODO, bo nagranie z kamery to dane osobowe.

Gdzie można, a gdzie nie wolno montować kamer w zakładzie pracy?

Kodeks pracy wprost zakazuje monitoringu pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni oraz pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że jest to niezbędne do realizacji celu z ustawy i nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 22² § 4 Kodeksu pracy). W praktyce oznacza to jasny podział na strefy, które można obserwować, i takie, które trzeba z nagrywania wyłączyć.

Przy projektowaniu monitoringu w firmie zwracamy uwagę właśnie na taki podział stref. Kamera skierowana na stanowisko pracy w hali to co innego niż kamera nad wejściem do szatni, i te dwie sytuacje trzeba traktować osobno już na etapie planowania rozmieszczenia kamer.

Jak poinformować pracowników o monitoringu?

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22² § 11 Kodeksu pracy). Informacja powinna określać cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu, najlepiej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest objęty żadnym z tych dokumentów.

Nowo zatrudnianą osobę trzeba poinformować o monitoringu przed dopuszczeniem do pracy, na piśmie. Dodatkowo pomieszczenia i teren objęte monitoringiem oznacza się w sposób widoczny i czytelny, na przykład piktogramem z symbolem kamery, najpóźniej dzień przed uruchomieniem nagrywania.

Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu firmowego?

Zgodnie z art. 22² § 3 Kodeksu pracy nagrania przechowuje się co do zasady nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Jeśli nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, na przykład jest potrzebne przy zgłoszeniu szkody albo w sprawie sądowej, termin przechowywania wydłuża się do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania.

Po upływie tych terminów nagrania, które nie są potrzebne jako dowód, podlega się zniszczeniu. W praktyce oznacza to, że rejestrator w firmie powinien mieć skonfigurowane nadpisywanie starszych nagrań, a nie tylko dysk, który zapełnia się i przestaje nagrywać.

Co powinien zawierać regulamin monitoringu w firmie?

Dobrze przygotowany regulamin albo informacja o monitoringu w firmie powinny wskazywać jasno kilka rzeczy: jakie są cele monitoringu, jakie pomieszczenia i tereny są nim objęte, jaki jest okres przechowywania nagrań i kto ma do nich dostęp. To dokument, który w razie kontroli albo sporu z pracownikiem pokazuje, że monitoring wprowadzono zgodnie z przepisami, a nie „na wyczucie”.

Przy okazji montażu systemu warto też pomyśleć o obowiązkach wynikających z RODO, czyli o klauzuli informacyjnej dla osób postronnych, które pojawiają się na monitorowanym terenie, na przykład klientów sklepu czy dostawców. To temat, który omawiamy przy okazji wdrożeń, żeby cały system, kamery, regulamin i oznakowanie, tworzył spójną całość.

Przykłady wdrożeń monitoringu w firmach i na terenach zewnętrznych można zobaczyć w naszych realizacjach.

Najczestsze pytania

Czy muszę zgłaszać monitoring w firmie do jakiegoś urzędu?

Nie ma obowiązku zgłaszania monitoringu do urzędu. Trzeba za to poinformować pracowników zgodnie z Kodeksem pracy i spełnić obowiązki informacyjne wynikające z RODO wobec osób postronnych, np. klientów.

Czy mogę nagrywać rozmowy pracowników przy okazji monitoringu wizyjnego?

Kodeks pracy w art. 22² odnosi się do monitoringu wizyjnego, czyli obrazu. Nagrywanie dźwięku to odrębna kwestia i wymaga osobnej podstawy prawnej oraz dodatkowej ostrożności, bo dotyka innych przepisów niż sam obraz z kamery.

Czy monitoring w firmowej szatni jest kiedykolwiek dopuszczalny?

Co do zasady nie. Kodeks pracy dopuszcza wyjątek tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji jednego z celów ustawowych i nie narusza godności ani innych dóbr osobistych pracownika, w praktyce jest to sytuacja rzadka i wymaga indywidualnej analizy.

Co się dzieje z nagraniami po upływie 3 miesięcy?

Nagrania, które nie stanowią dowodu w toczącym się postępowaniu, podlegają zniszczeniu po tym okresie zgodnie z art. 22² § 3 Kodeksu pracy. Rejestrator powinien być tak skonfigurowany, żeby starsze nagrania były automatycznie nadpisywane.